Waarom je vandaag nog moet stoppen met je projectadministratie in Excel
12 Aug 2021
Zakelijke dienstverleners halen de meeste omzet uit hun projecten. Daarom is goed projectmanagement ook zo belangrijk. Volgens de MKB Barometer, een jaarlijks onderzoek van Exact binnen het mkb, blijkt dat hier nog heel wat winst valt te behalen. Tweede derde van de zakelijke dienstverleners gebruikt namelijk nog meerdere tools voor hun projectadministratie.Terwijl een strakke en heldere projectplanning zorgt voor meer factuurbare uren. Het wordt dus tijd om afscheid te nemen van spreadsheets.
Factureerbare uren verlagen van 15 naar 8%
De cijfers uit de MKB Barometer liegen er niet om. 35% van de zakelijke dienstverleners maakt gebruik van meerdere software programma’s. Een kwart maakt gebruik van Excel of andere speadsheetsprogramma’s voor het administreren van hun projecten. Maar er is ook goed nieuws. Een derde gebruikt een enkele, end-to-end oplossing voor de complete projectadministratie. En dat werpt zijn vruchten af! Van deze groep geeft 77% aan projecten op tijd, tegen de gewenste kwaliteit én binnen budget op te leveren. Dat heeft ook gevolgen voor de niet-factureerbare uren. Dit gaat om 8% bij zakelijke dienstverleners die gebruik maken van een end-to-end oplossing, tegenover 15% onder alle ondervraagde bedrijven. Bedrijven met één tool zijn dus een stuk productiever met meer factureerbare uren. En dat bespaart tijd én geld!
Maar er zijn nog meer punten te benoemen waarom het een slecht idee is om je projectadministratie in Excel te doen. Het is namelijk niet altijd voor iedereen duidelijk hoe een calculatie binnen een bepaalde sheet werkt. En een foutje ligt op de loer, die helaas weer lastig terug te leiden is. Daarnaast krijg je al snel te maken met meerdere versies van dezelfde planning. Het is niet meer duidelijk wat de laatste en dus juiste versie is. Dat kan grote gevolgen hebben, zeker nu we steeds meer op afstand werken.
Inzicht in je kpi’s
Verder kan je inhoudelijk ook wat vraagtekens zetten bij het gebruik van spreadsheets. Natuurlijk geeft het je een overzicht van de deadlines en kan je er uren in bijhouden. Maar hoe haal je hier belangrijke informatie uit over uren in verhouding tot de planning? Hoe haal je de facturering eruit? Waar staan we qua communicatie met de klant? En nog veel belangrijker: hoe weet je of project nog op schema loopt qua kosten en of kpi’s wel worden behaald?
Koppel je projectmanagement aan je boekhouding
Voorkom bovenstaande situaties door te werken met een enkele, alomvattende tool voor projectmanagement. Daarnaast krijg je er zelfs nog extra functionaliteiten bij. Zo is je projectmanagement gekoppeld aan je boekhoudoplossing of boekhoudprogramma. Zo heb je altijd inzicht in de complete stand van je project. Uren, inkoop en andere kosten heb je overzichtelijk bij elkaar. Daarnaast laat je met één druk er een factuur uit rollen. En dat zonder je gegevens hoeft over te nemen van een urenbriefje. Dit vermindert weer de kans op fouten. Uren gaan direct de projectadministratie in doordat je ze digitaal, eventueel via de app, invoert. Tot slot zie je direct aan welke projecten je medewerkers werken en of ze rendabel zijn vergeleken met de begroting en planning.