Hoe u de juiste ERP-software vindt

15 Oct 2020

Hoe u de juiste ERP-software vindt

Het vinden van de juiste ERP-software kan een echte uitdaging zijn. Hoe u hiermee omgaat en uw ERP-oplossing vindt in slechts een paar stappen, hier.

Er zijn vele ERP-oplossingen verkrijgbaar. ERP-software is specifiek ontworpen om aan te sluiten bij een specifieke sector. Omdat iedere sector andere bedrijfsprocessen heeft is er ook veel verschillende ERP-software.

Op dit punt willen we een paar eenvoudige tips en trucs bekijken die u zullen helpen de juiste ERP-software voor uw bedrijf te vinden. Laten we eerst eens kijken naar de algemene functionaliteit van deze softwareoplossingen.

Wat is ERP-software? - Een definitie 

ERP is de afkorting van de term Enterprise Resource Planning en betekent de ondernemende taak om alle beschikbare middelen zo optimaal mogelijk te benutten. Het is belangrijk om voor elk proces de juiste hoeveelheid middelen op het juiste moment in de juiste kwaliteit te leveren.

Het is daarom belangrijk om alle processen centraal te plannen, beheersen en bewaken. Omdat moderne bedrijven tegenwoordig talloze verschillende processen hebben, waarvan sommige parallel aan elkaar verlopen, bouwen sommige op elkaar voort of vloeien in elkaar over, een onderneming die nauwelijks beheerst kan worden.

Maak processen efficiënter

Dit is waar ERP-systemen om de hoek komen kijken. Deze brengen in eerste instantie alle processen van het bedrijf digitaal in kaart en brengen ze samen in een centrale database. Op deze manier kunnen veel van deze processen worden gestroomlijnd, samengevoegd en zelfs geautomatiseerd. Het is een kwestie van al deze processen voorzien van de middelen die nodig zijn om ze te vervullen, zonder verspilling of knelpunten in de bevoorrading. 

Een ERP-systeem zorgt voor slankere en resource besparende processen die helpen om efficiënter te werken. Vrijgekomen middelen kunnen dan weer worden gebruikt voor nieuwe processen.

Technisch niveau van ERP-software

ERP-software is opgebouwd uit verschillende modules die elk een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf bestrijken. Niet elk bedrijf heeft iedere module nodig, terwijl andere bedrijven extra modules in hun ERP-software moeten opnemen. Elk van deze modules bevat een groot aantal verschillende functies die helpen om de specifieke taken in uw vakgebied uit te voeren.

ERP-software lokaal of vanuit de Cloud?

Maar er zijn niet alleen verschillen in het scala aan functies in de verschillende ERP-softwareoplossingen. Er zijn ook significante verschillen met betrekking tot het respectievelijke licentiemodel waarmee de software wordt aangeboden. ERP-software kan bijvoorbeeld lokaal worden geïmplementeerd.

Lokale ERP-software

Bij deze variant koopt het bedrijf de software rechtstreeks bij de provider en installeert deze op zijn eigen servers. Dit wordt ook wel het zogenaamde on-premises model genoemd. Dit gaat meestal gepaard met hoge initiële investeringen en vereist een eigen brede IT-infrastructuur. Daartegenover  staat het Cloud model.

Cloud ERP-software

Hier wordt de ERP-software op de servers van de Cloud provider beheerd en via internettoegang voor het bedrijf toegankelijk gemaakt. De meeste bedrijven betalen voor deze dienst een maandelijks bedrag per gebruiker. Er zijn geen hoge initiële kosten en er is geen aparte server vereist. Tegelijkertijd is de software echter niet zo aanpasbaar als bij een lokale implementatie en verlaten de gegevens het bedrijf.

Welke variant u uiteindelijk kiest, hangt sterk af van de omstandigheden in uw eigen bedrijf en uw eigen doelen die met de ERP-software nagestreefd moeten worden. Dat brengt ons bij de kern van dit artikel. Hoe vind je de juiste ERP-software voor jouw bedrijf?

Vind de juiste ERP-software voor uw bedrijf

Allereerst is het belangrijk om een ​​overzicht te krijgen van uw eigen bedrijf en uw eigen processen. Een as-is-analyse helpt u te bepalen op welke gebieden er specifiek actie moet worden ondernomen en uiteindelijk ook wat de ERP-software in uw bedrijf moet doen.

Formuleer specifieke doelen

In een tweede stap is het belangrijk om specifieke doelen te formuleren die bereikt moeten worden met de introductie van nieuwe ERP-software. Dit helpt je enerzijds om de focus van het project correct te leggen en anderzijds om het succes van de implementatie uiteindelijk meetbaar te maken.

Maak gedetailleerde laadhulp

In de volgende stap worden alle eisen voor het nieuwe systeem vastgelegd in een specificatieblad. Dit dient als kompas voor uw ERP-zoekopdracht. Het helpt uw ​​ERP-provider later ook om te begrijpen wat u precies van de implementatie verwacht en welke functies speciale prioriteit hebben.

Gebruik vergelijkingsportals

Pas dan begint uw zoektocht. U vindt het juiste ERP-systeem pas als u weet wat u daadwerkelijk zoekt. Omdat u nog steeds niet in uw eentje een overzicht krijgt van de hele ERP-markt, kunt u gebruik maken van vergelijkingsportalen. Veel verschillende providers met hun oplossingen worden hier vermeld en kunnen eenvoudig worden gefilterd op basis van uw criteria. Uiteindelijk vindt u een korte lijst met ERP-oplossingen die aan al uw eisen voldoen.